Hinter den Kulissen von FFA

Was machen wir bei FFA eigentlich den ganzen Tag? Schließlich finden unsere Freizeiten ja nur in den Ferien statt. Man könnte also meinen, den Rest des Jahres machen wir uns ein lockeres Leben und essen Kuchen. Oder? Falsch gedacht – obwohl wir Kuchen lieben. Ferienfreizeiten zu planen ist ein Vollzeitjob und es gibt eine Menge zu bedenken, zu organisieren und auch mal zu improvisieren. Wie aus der Idee eine fertige Freizeit wird, erzählen wir heute.

Nach dem Sommer ist vor dem Sommer

Leicht abgewandelt gilt die alte Fußballweisheit von Sepp Herberger („Nach dem Spiel ist vor dem Spiel“) auch für FFA. Wenn der Sommer vorbei ist und wir die großen Ferien geschafft haben, dann krempeln wir die Ärmel hoch und planen die nächste Saison. Wir bieten in allen bayerischen Ferien (bis auf die Weihnachtsferien) Freizeiten oder Ferienbetreuungen an: Faschings-, Oster-, Pfingst-, Sommer- und Herbstferien. Insgesamt 12 Wochen und etwa 60 verschiedene Veranstaltungen – das ist unser Freizeitenjahr. Damit jede einzelne Veranstaltung zu einem tollen Erlebnis für die Teilnehmer*innen und auch unsere Teamer*innen wird, benötigt es im Vorfeld eine genaue Planung. Nach dem Sommer ziehen wir ein Resümee: was hat gut geklappt, was nicht, wo müssen wir besser werden, welche Freizeit war ausgebucht und welches Thema kam nicht so gut an.

Schritt 1: Von der Idee zur Freizeit

Unsere Logistikerin Tanja macht den Anfang. Sie überlegt sich nicht nur neue Freizeitthemen, sondern plant auch, welche Veranstaltung in welcher Woche stattfinden soll. Dabei gibt es ein paar Grundregeln, z.B. dass wir an Ostern nicht zelten, sondern in Selbstversorgerhäusern übernachten. Oder das nicht zwei Kletterfreizeiten parallel stattfinden können, da wir sonst einen Materialengpass bekommen könnten. Oder welcher Ort für welches Thema besonders geeignet ist. Sobald der Plan fertig ist, wird er vom Büroteam abgesegnet und es geht an die Ausarbeitung.

Schritt 2: Wie kommt die Freizeit zum Kind

Wenn die Logistik steht, alle Zeltplätze und Häuser gebucht sind, für jede Freizeit eine Kalkulation gemacht ist und damit auch ein Teilnehmerbeitrag festgelegt worden ist, darf das Programm veröffentlicht werden. Das übernimmt Kati, die für die Öffentlichkeitsarbeit zuständig ist. Sie plant und entwirft den Katalog und gibt ihn in Druck. Sie stellt die Freizeiten auf unserer Website online und bewirbt sie z.B. über die Social Media Kanäle oder über den Newsletter. Kati ist auch für das Kooperationspartnermanagement zuständig und sucht nach neuen Absatzwegen für unsere Freizeiten.

Schritt 3: Wie die Freizeit ein Team bekommt

Ohne Team keine Freizeit! Unsere Freizeiten werden von ehrenamtlichen Teamer*innen geleitet. Damit jede*r die passende Freizeit bekommt, gib es unsere Teambetreuerinnen Réka und Mona. Sie verwalten nicht nur die Anmeldungen der Teamer*innen für eine Freizeit, sondern kontaktieren und auqkuirieren auch gezielt geeignete Leute. Darüber hinaus konzipieren sie die internen Aus- und Weiterbildungen für unsere Ehrenamtlichen und halten sie über Newsletter auf dem Laufenden.

Schritt 4: Wer uns unterstützt

Im Büro und für unsere Freizeiten bekommen wir tatkräftige Unterstützung von unseren eurpäischen Freiwilligen. Im Rahmen des Europäischen Freiwilligendienstes sind jedes Jahr zwei junge Menschen aus den unterschiedlichsten europäischen Ländern bei uns. Akltuell sind es Mariam aus Armenien, und Maciej aus Polen.

Schritt 5: Wer den Überblick behält

Einen mit Überblick muss es ja geben! Bei uns ist es einE: unsere Geschäftsführerin Elisa. Sie hat zwar das letzte Wort, macht davon aber selten Gebrauch, denn viele Entscheidungen werden bei uns im Team gefällt. Elisa verwaltet unsere Budget, kümmert sich um die Finanzen und ist Ideengeberin für neue Projekte. Und macht darüber hinaus noch eine ganze Menge mehr, aber das würde den Rahmen sprengen…

Was hier jetzt in fünf Schritten erklärt ist, dauert viele Arbeitsstunden. Was uns bei unserer Arbeit motiviert sind glückliche Kinder – und zufriedene Eltern! Klingt kitschig? Stimmt, ist aber unser voller Ernst. Seit über 15 Jahren gibt es FFA und schon von Beginn an hatten wir das Ziel, Kindern und Jugendlichen unvergessliche Ferienabenteuer zu bereiten. Dafür stehen wir noch heute ein.